Vse objave

“Shift happens” ali krizni management pri organizaciji dogodkov

Rezervirajte brezplačen klic

z našo agilno skupino

Kategorija

Avtor:

Živa Plevnik

Čas branja:

4 min

Datum

Bodi kot račka. Na površju mirna, pod gladino pa plavaj z vso silo.

Michael Caine

UVOD

Se vam je že kdaj zgodilo, da ste bili na službenem dogodku in je med govorom direktorja ugasnil mikrofon? Ali pa so gostje začeli prihajati na vaš dogodek pred uradnim začetkom, še preden ste imeli vse pripravljeno? 

Zgodi se tudi najboljšim. Doma, v družbi, v postelji ali v službi.

Zato smo pripravili nekaj preprostih nasvetov, kako se izogniti potencialni katastrofi, višjim stroškom, slabi volji, … seveda pa ne govorimo o večjih svetovnih krizah in naravnih katastrofah. 

Načrtovanje dogodka je lahko res zabavno in vznemirljivo, vendar ni brez izzivov. Pri nas smo z našimi izkušnjami izkusili že vse izzive in smo nanje tudi pripravljeni. Ustvarimo skupaj nepozaben dogodek za vaše goste. 


Primer novoletne zabave našega naročnika:

PRED DOGODKOM

PREDPRIPRAVA

Bodite pripravljeni:

PREDVIDITE TVEGANJA

Pomembno je imeti načrt za ukrepanje ob nepredvidljivih situacijah. Ocenite potencialna tveganja in se vprašajte, kateri so ključni elementi vašega dogodka, kot je čas dneva, kraj, lokacija, pričakovano število udeležencev, demografija vaših udeležencev, možne vremenske razmere itd. 

NAČRTUJTE VNAPREJ

Ste pripravili rezervni plan B ? Ali plan C? Čeprav držimo pesti, da jih sploh ne potrebujete, včasih ne škodi imeti tudi planov D, E in F. Ko jih imate pripravljene, jih lahko v vsakem trenutku potegnete na plano, da vam pomagajo pri hitrem reševanju težav. Plane skomunicirajte tudi s svojo ekipo. 

JASNA KOMUNIKACIJA

Komunikacija je ključna! Pred dogodkom je treba vzpostaviti ekipo, s katero skomunicirate jasen potek v primeru zapletov. Naj vsi vpleteni v dogodek točno vedo, na koga se obrniti v nujnih primerih. Prav tako je izrednega pomena seznam vseh kontaktov, ki sodelujejo pri organizaciji. 

NA DOGODKU

ON-SPOT REŠEVANJE TEŽAV

Kljub vašim prizadevanjem gre lahko na dogodku še vedno kaj narobe. Ko se to zgodi, predlagamo:

  • Prvič, ostanite mirni in ocenite situacijo
  • Drugič, najdite glavni vzrok za nastalo krizo in ukrepajte
  • Tretjič, komunicirajte z ekipo.

SAMOZAVEST IN MIRNA KRI

Glavno pravilo vsakega profesionalnega organizatorja dogodkov ob krizi je preprosto: 

Naj vas naročniki ali gosti ne vidijo paničarit. 

Trikrat vdihnite in izdihnite. 

Najprej ocenite situacijo, da ugotovite resnost in določite potreben odziv. Nato se takoj poskusite preusmeriti v reševanje težave s plani B, C in D. Prav tako bodo naročniki/gostje veliko bolj razumevajoči ob zbranem reševanju težav in jasni komunikaciji izzivov.

UKREPANJE

Izvedite potrebne ukrepe za rešitev krize po vaših pripravljenih planih. Velikokrat se je treba poslužiti dodatne improvizacije, ne glede na to, kako dobro ste se pripravili. 

KOMUNIKACIJA NA VSE STRANI

Vaša ekipa in ustrezni podizvajalci morajo biti obveščeni o nastali situaciji. Razvijte prilagojena sporočila za svoje osebje, stranke in partnerje. Transparentnost, pristnost in resnica so najpomembnejši. 

PO DOGODKU

RETROSPEKTIVA

Po dogodku stopite skupaj z ekipo in si zastavite nekaj preprostih vprašanj za izboljšanje svojega odziva na krizne situacije.

  • KAJ JE ŠLO NAROBE?
  • KAKO SMO SE ODZVALI?
  • ALI LAHKO TO NASLEDNJIČ PREPREČIMO?

Učite se na napakah, vendar nikoli ne naredite iste napake dvakrat! 

Ob vsem tem v mislih ni čudno, da je vodenje dogodkov eno najbolj stresnih delovnih mest. Morda se zato raje obrnete na našo izkušeno ekipo in prihranite stres.

ZAKLJUČNA MISEL

‘’Shift happens’’. 

Tudi, ko mislite, da ste preučili vse možne scenarije A, B,C in D , vas lahko kakšen ‘’kiks’’ na dogodkih hitro preseneti. S predpripravljenim jasnim načrtom lahko zmanjšate vpliv krize in zagotovite nemoteno rešitev. Ko pridete do nepredvidene situacije ostaniti mirni, zaupajte sebi, komunicirajte z ekipo in se osredotočite na reševanje težave.Ne pozabite ohraniti pozitive!

Pri načrtovanju dogodka ne morete biti preveč pripravljeni! Kontaktirajte nas z vašimi željami in naj vam pomagamo pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, teambuildinga, zabave, promocije, lansiranja produktov, … povsem brez skrbi. Pišite nam.

Kategorija

Datum

Živa Plevnik

Popularni članki

  • Trendi v organizaciji dogodkov v letu 2024

    V dinamičnem svetu načrtovanja dogodkov je ključnega pomena biti ves čas korak pred dogajanjem. Ekipa Bold.Experience smo ugotovitve nadgradili tudi s svojim pogledom na vodilne trende, ki bodo narekovali leto 2024 ter se spomnili na dogodke, ki smo jih pripravili v letu 2023.

  • TRAJNOST ≠ SKRAJNOST

    Boomer ob požirku domačega piva pravi: »V mojih časih ni bilo trajnosti. Človek je delal in si stvari prigaral zato, da imamo svet takšen, kakršen je danes.«

  • Prebijanje skozi kreativne ovire: Perspektiva grafičnega oblikovalca

    Kot grafični oblikovalec se vsak dan soočam z izzivi ustvarjalnosti. Trpel sem zaradi želje, da bi naredil vse popolno.

Želite biti prvi obveščeni o novih nasvetih in trikih?

Prijavi se na bold.journal in tedensko prijemaj novosti o performance marketingu, kreativi in bold strategijah.